INSTRUCCIONES PARA LA REDACCIÓN DE INFORMES TÉCNICOS: INFORMES CORTOS - INFORMES LARGOS

1. EL INFORME CORTO: Según Ossa C.

El informe corto es un documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudios, investigación o proyecto de carácter administrativo. Consta de las partes que se explican a continuación.

Encabezamiento

El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye de la siguiente manera:

1. Razón Social: se escriben los datos del membrete, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa.

2. Dependencia: se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial, contra el margen izquierdo.

3. Número o código: en caso de requerir el número o el código de identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así:  

INVERSIONES LA MANSIÓN LTDA.

Departamento de Comunicaciones M-023

4. Título: se escribe el título del informe, centrado y en mayúscula sostenida.

5. Fecha: se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos.

Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.

6. Autoría del informe: contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos (:), elaborado por, preparado por, responsable. Al frente los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.

En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor o coautor, aparece en ese orden; si están en igual condición de autoría se relacionan por orden alfabético de apellido.

Objetivo: el informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del mismo y se presenta, así: Se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos puntos (:), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes

Desarrollo de la sesión retornan contra el margen izquierdo.

Conclusiones (opcional)

En caso de incluirlas, se procede así: la palabra CONCLUSIÓN O CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas

del último renglón del texto.

Firma: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenida, el cargo, a una interlineación del nombre, con mayúscula inicial.

Nota: si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra.

Rubrica: de acuerdo con el tema, el autor o autores pueden colocar su rubrica o firma, en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del transcripción, su identificación se escribe a dos interlineas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido. Se emplea letra más pequeña.

Ejemplos: Sonia M. Gerardo T. Dora O.


INFORMES LARGOS

Su extensiòn sobrepasa a las diez cuartillas (10). Ejemplos: Auditoria financiera, auditoria externa, Modelos de hojas de vida.

INFORME LARGO DE AUDITORIA FINANCIERA AL 31 Dic. 2003

SINTESIS GERENCIAL DEL INFORME

Señor :EDURADO CACERES CHOCANO

ALCALDE MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA

Presente

De nuestra consideración:

Como resultado del examen financiero, presupuestal, operativo, realizado a la Municipalidad

Provincial de Piura le alcanzamos un resumen ejecutivo:

Observaciones significativas

1. Los Terrenos y Bienes Inmuebles valorizados en S/. 1’308.121 que están en uso por parte de la Municipalidad Provincial de Piura no están saneados legalmente, estando pendiente su inscripción en los Registros Públicos.

(Pagina N° 13)

2. Obras ejecutadas y concluidas con anterioridad al 31 de diciembre del 2003 mantenidas en el rubro de Construcciones en Curso por S/. 42’830,310 no han sido transferidos a su cuenta respectiva por carecer de liquidaciones técnicas financieras (Pagina N° 16).

3. Subestimación en la estimación de la Provisión de la Cobranza Dudosa por S/. 70’000,806 al 31 de diciembre del 2003. (Pagina N° 19)

4. Los inventarios físicos de activos fijos, infraestructura pública y otros activos al 31 de diciembre del 2003 por S/. 116’720,771 se encuentran pendiente de ejecución y culminación respectivamente. (Pagina N° 21).

5. Traslado de saldos de trabajos en curso al rubro intangible originaron un defecto en la

estimación de su amortización por S/. 1’560,220. (Pagina N° 26).

6. Anticipos concedidos y Encargos Internos por S/. 995,774 se encuentran pendiente de

rendición al 31 de diciembre del 2003.

(Pagina N° 28) 7. Incumplimiento de metas y objetivos por parte de las diversas dependencias administrativas de la Municipalidad Provincial de Piura al 31 de diciembre del 2003. (Pagina N° 35)

8. No se ejecutaron recursos provenientes del FONCOMUN a proyectos de inversión por S/. 3’075,857 manteniéndose como saldos financieros al 31 de diciembre del 2003. (Pagina N° 47)

9. No se ha ejecutado como Gastos de Capital los fondos provenientes del FONCOMUN ascendente a S/. 2’235,280 los mismos que han sido utilizados para la contratación depersonal en la modalidad de servicios no personales con carácter permanente.

(Pagina N° 50).

Recomendaciones Significativas:

1. Identificar y regularizar el estado situacional de todos los terrenos en uso, pendientes de saneamiento técnico legal, conducente a su inscripción patrimonial. (Pagina N° 58).

2. Efectuar el análisis y depuración de los componentes del rubro de Obras en curso, conducentes a materializar la elaboración de liquidaciones técnicas y financieras a través de un cronograma de labores. (Pagina N° 58).

3. Efectuar el análisis de las cuentas por cobrar dudosa conducente a identificar aquellas que deberán ser provisionadas al cierre del período fiscal, previos informes técnicos legales en arreglo a postulados contables. (Pagina N° 58).

4. Implementar mecanismos preventivos y detectivos que permitan una adecuada conciliación de saldos entre lo físico con los registros patrimoniales con posterioridad a la culminación de los inventarios físicos. (Pagina N° 59).

5. Implementar un adecuado tratamiento contable respecto a los trabajos en curso trasladados inadecuadamente al rubro de intangibles, tendiente a materializar una correcta estimación de su amortización (Pagina N° 59).

6. Agotar las acciones administrativas tendientes a materializar el recupero de las entregas a rendir cuenta pendientes de rendición al 31 de diciembre del 2003, que deberán ser articulados con la depuración y análisis de los registros contables y otros procedimientos alternos que se estimen necesarios. (Pagina N° 59) 

7. Efectuar la Evaluación del Plan Operativo (POI), así como la materialización de actividades de monitoreo con la finalidad de evaluar el cumplimiento de las metas programadas y la idoneidad de métodos de medición. (Pagina N° 59)

8. Observar el estricto cumplimiento a la autorización legal establecida por el  consejo de la Municipalidad Provincial de Piura para el uso de los recursos provenientes del FONCOMUN, y de normas legales expresas y conexas, orientadas a la ejecución de obras programadas y contenidas en el Plan de Inversiones. (Pagina N° 6)